Автоматизация договорной работы в энергосбытовой компании.

Необходимость автоматизации бизнес процессов очевидна и в доказательствах не нуждается, XXI век, как ни как, и все-таки… Год назад, соседний отдел «зашился» с реализацией требований ФЗ-261 «Об энергосбережении…», этот закон обязал энергоснабжающие организации обеспечить деятельность по установке общедомовых узлов учета тепловой энергии. Решение очевидно: заключить договор с абонентом и подрядной организацией, которая выполнит работы, все просто. Оповестили абонентов, абоненты стали присылать заявки, дополнительных исполнителей для составления договоров не дали, в общем, все как обычно и везде. Через 3-4 месяца к печатанию договоров стали в «пожарном порядке» привлекать другие отделы, по всем кабинетам разложены стопки и коробки с заявками и текстами сотен договоров, ежедневные поиски потерявшихся документов, словом, приплыли. Принимается решение свернуть работы по автоматизации обработки данных о теплопотреблении абонентов и привлечь отдел автоматизации к работе по заключению договоров. Перед отделом поставлена задача: оказать помощь в составлении договоров и обеспечить выдачу договоров. Отдел мобильный, специалисты высочайшего класса, не такие задачи решали, но численностью персонала отдел не обременен. Вывод прост, вручную задача не решается, необходима автоматизация, кроме того совершенно очевидна перспектива потери контроля. Многие сотни заявок, тысячи договоров разной степени готовности, да еще и сотни договоренностей, претензий и обещаний по срокам выдачи документов, плюс телефонные звонки. Спорить с руководством бесполезно, принимаю решение: отдел приступает к составлению текстов договоров вручную, сам занимаюсь регистрацией выданных договоров и разрабатываю автоматизированную систему генерации текста и регистрации выдачи договоров. Ни денег, ни времени на создание этой системы никто не выделял. И то верно, задача: за полгода – год заключить порядка 10 тысяч договоров силами подразделения никогда не занимавшегося договорной работой, а не создать какую-то непонятную, никому не нужную автоматизированную систему.

Началось создание автоматизированной системы с таблички в MS Access на следующий день после указания о подключении моего отдела к задаче заключения договоров и по мере увеличения объемов и решаемых задач доросло до полноценной многофункциональной системы. Поскольку это не первая созданная мной автоматизированная система, с полной уверенностью заявляю, что программное обеспечение устаревает еще на стадии составления ТЗ (технического задания). Затем, как известно, следуют: утверждение ТЗ, составление графиков работ, написание кода, отладка, сдача в эксплуатацию, исправление ошибок и так да вывода системы из эксплуатации. Официальный путь решения задачи автоматизации договорной работы бесперспективен по определению, единственное решение автоматизировать процесс «на лету» т.е. в процессе работы, используя так называемую экстремальную форму программирования: днем эксплуатация, вечером анализ и техническое задание, ночью программирование и отладка, сутра эксплуатация. И так каждый день или почти каждый день, только в этом случае программное обеспечение будет отвечать текущим требованиям производства.

Через два месяца со дня указания о подключении отдела к договорной работе, за счет рациональной организации труда, персоналу отдела удалось в ручном режиме увеличить производительность труда в 2-3 раза, что снизило «градус» обсуждения проблемы и дало выигрыш во времени. Тем не менее, увеличение производительности труда в 2-3 раза не решает проблему своевременного заключения договоров в принципе. Применение автоматизированной системы повысило производительность труда в десятки раз, а с учетом сокращения количества ошибок (человеческий фактор) около 100 раз, кроме того обеспечило экономию расходных материалов: бумаги и тонера принтеров. Отпала необходимость заранее печатать тексты договоров, что полностью устранило залежи бумаги в кабинете и затраты времени на поиски проекта договора при выдаче. Текст договора печатается в присутствии заказчика и сразу же выдается ему для ознакомления и подписания. В основном печать осуществляется на сетевом принтере, действительно печатать на настольном принтере по 2-4 тысячи листов за один раз выглядит несколько неразумно. В настоящее время система позволяет подготовить по 50±100 договоров в день одним человеком, при этом она (система):

·        генерирует тексты договоров;

·        генерирует тексты дополнительных соглашений об изменении цены, и расторжении договора;

·        генерирует тексты сопроводительных писем;

·        генерирует служебные записки в подразделения предприятия;

·        подписывает конверты (для отправки документов по почте);

·        составляет реестры писем отправленных почтой.

Кроме того в автоматизированной системе предусмотрены возможности:

·        регистрации выдачи и получения документов;

·        регистрации результатов телефонных переговоров и устных договоренностей;

·        генерации многотиражных писем для абонентов с уведомлениями по вопросам реализации ФЗ-261;

·        ведение телефонного справочника контактных лиц абонентов и подрядчиков;

·        ведения истории выполнения заданий руководства и прохождения документов;

·        составления отчетов о ходе реализации работ по абонентам, подрядчикам, районам города и по энергоснабжающему предприятию в целом;

·        большой набор разнообразных сервисных функций, эффективно экономящих время оператора.

Экстремальное программирование, использованное при создании системы автоматизации договорной работы, позволило попутно решать задачи эргономики. Теперь уже и не вспомнить, сколько сервисных функций было переписано и изменено для повышения производительности труда оператора. Кроме того задачу автоматизации обработки данных о теплопотреблении никто не снимал, потому при создании автоматизированной системы договорной работы попутно отрабатывались элементы ERP-технологий. Читать в учебниках об эффективности и преимуществах ERP-технологий одно, а увидеть результаты, полученные на практике совсем другое. Опыт, полученный при создании и эксплуатации автоматизированной системы генерации, регистрации и сопровождения договоров, позволил мне по другому увидеть систему автоматизации бизнес процессов Энергосбыта, ГУП «ТЭК СПб» и города в целом, но это уже другая история.

В завершение остается отметить, что для сопровождения существующих 2.5 тысяч договоров с использованием этой автоматизированной системы достаточно одного человека. Ели договоров станет 250 тысяч или более, понадобится только добавить операторов. Какой система станет завтра, я не знаю, год назад она представлялась мне совершенно иной, но я уверен, что созданная технология позволит адаптировать эту систему для решения любых поставленных задач. Пожалуй, главное преимущество описанной технологии заключается в быстрой адаптации к изменяющимся условиям.



С.И.Черноморченко, Июль 2012г. с изменениями Октябрь 2012г.

Вернуться на главную страницу Открыть сайт Черноморченко С.И. Вернуться в раздел

Счетчик посещений Counter.CO.KZ